Cuando trabaja desde casa, puede sentir que está gastando una cantidad exorbitante de tiempo en llamadas y chats. Es una fuente de frustración para muchos trabajadores remotos primerizos.
Esto se debe a que instintivamente colocamos la comunicación como uno de los elementos de alta prioridad cuando no estamos en el mismo lugar.
Y nuestros instintos tienen razón. La comunicación es una habilidad clave en cualquier entorno. Y cuando se trata del homeoffice, se convierte en la mejor manera de generar confianza con su gerente, las partes interesadas y los miembros del equipo.
La comunicación también es un arma de doble filo porque hay muchas formas de hacerlo mal. Por eso, hoy veremos algunas de las mejores prácticas en torno a la comunicación y la colaboración, mientras trabajamos desde casa.
Consejos para una comunicación y colaboración efectivas en el homeoffice
Abraza las herramientas
No importa lo que pensemos personalmente sobre las herramientas, mientras trabajamos de forma remota, las herramientas lo son todo. Cuando se trata de herramientas que son el modo principal de comunicación en su organización, como Zoom, Whatsapp o el correo electrónico, manténgalas abiertas durante sus horas de trabajo. Sus colegas deberían poder comunicarse con usted de la manera en que podrían hacerlo si se acercaran a usted en el entorno de la oficina.
Muchos equiparan la indisponibilidad constante con la holgura en el trabajo. Ser inalcanzable conduce a retrasos en los proyectos, especialmente si tiene equipos que dependen de su respuesta para hacer su propio trabajo.
Puede suceder que quiera concentrarse en el trabajo sin que las conversaciones lo interrumpan constantemente. En ese caso, indique que no estará disponible por un breve período.
Del mismo modo, si está utilizando herramientas de gestión de proyectos o herramientas OKR (objetivos y resultados claves), asegúrese de actualizarlas sin preguntar. Esto mantendrá a todo su equipo informado sobre lo que está haciendo.
Destina canales de comunicación
Si bien es importante utilizar las herramientas de forma eficaz, también es importante no utilizar demasiadas herramientas para el mismo propósito.
Asegúrese de que su equipo se reúna y decida qué canal será el modo principal de comunicación, desde el principio. No fragmente su comunicación a través de múltiples canales porque todos perderán un tiempo precioso saltando entre ellos.
Por ejemplo, si decide que el correo electrónico es el canal donde se enviarán las actualizaciones más importantes y Whatsapp es la herramienta de chat que debe usar, su equipo puede monitorear estas dos herramientas.
No tienen que preguntarse si se están llevando a cabo conversaciones importantes en otros canales como Hangouts o Workplace Chat. El uso de los mismos canales reduce la confusión y ayuda a todos a obtener contexto rápidamente.
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Siga la etiqueta de la reunión
Todos sabemos que la gente odia las reuniones ineficaces. Trabajar desde casa solo aumenta ese sentimiento.
Por supuesto, las reuniones son la mejor manera de colaborar cuando necesita que varias partes interesadas se pongan de acuerdo sobre varios elementos de acción. Y las reuniones individuales ayudan a dos personas a entenderse y a tener conversaciones más profundas.
Pero la mayoría de las reuniones se consideran aburridas e improductivas porque pertenecen a una de las siguientes categorías:
- Reuniones que no tienen una agenda, lo que conduce a conversaciones y posturas innecesarias.
- Reuniones que carecen de preparación, lo que conduce a que no surja nueva información de ellas.
- Reuniones que tienen más partes interesadas de las necesarias, lo que genera distracciones y retrasos en la toma de decisiones.
Así que traza una línea clara entre lo que debería ser una reunión y lo que podría ser un correo electrónico o un mensaje de chat. Si cree que una reunión es necesaria, respete el tiempo de todos y organice una bien organizada, al final de la cual los asistentes deben sentir que lograron algo.
Cumpla con los plazos
Cumplir con los plazos es más importante que nunca mientras se trabaja desde casa. Es difícil para los gerentes y otros colegas confiar de forma predeterminada cuando no lo ven.
Así que no seas demasiado entusiasta ni prometas demasiado. Ayude a establecer plazos realistas para sus proyectos y haga todo lo posible por cumplirlos.
Comuníquese proactivamente y con frecuencia
Todos comprenderán los retrasos inesperados en su proyecto siempre que no suene como una excusa.
Ya sea con su gerente o con alguien con quien esté colaborando, manténgalos al tanto de lo que está sucediendo con su proyecto. Más puntos para usted si lo hace de forma proactiva.
Mantener a todas las partes interesadas relevantes al día también demuestra la propiedad, que es un factor clave para que el «trabajo desde casa» funcione para usted.
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Verifique su tono mientras comunica comentarios
La mayor ventaja de dar retroalimentación en persona es que la otra persona puede ver el lenguaje corporal y escuchar su tono. Y confiamos bastante en ellos para expresar nuestra intención.
El chat, los correos electrónicos o las llamadas de voz no pueden capturar eso. Esto conduce a malentendidos entre colegas porque literalmente no se ve la intención detrás de la retroalimentación.
Por lo tanto, dar retroalimentación sobre el trabajo de alguien definitivamente debería ocurrir en una videollamada en la que puedan verse.
Pero no importa qué canal uses, el mejor truco para dar retroalimentación es ser amable y darles el beneficio de la duda.
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