1. Mantén un espacio de trabajo ordenado
Muchas veces el problema radica en que hay muchas distracciones en el entorno de trabajo, ya sea que labores en una oficina o desde casa.
Para poder resolver este problema es necesario tomar el control con soluciones sencillas pero efectivas, ya que tu ambiente de trabajo cumple un rol crítico en la concentración y la productividad laboral.
Para lograrlo debes tener:
- Un escritorio dedicado únicamente al trabajo, en el caso del homeoffice, para los que laboran en oficina, lo recomendable es retirar adornos, libros y accesorios que ocupen más del 30% del espacio de trabajo.
- Reduce las distracciones externas, utilizando audífonos mientras realizas tareas de un nivel medio y alto de concentración.
- Emplea respaldares para la zona lumbar, ya que una de las distracciones principales para los trabajadores es el dolor de espalda que se produce por no mantener una buena postura mientras realizan sus labores diarias.
- Al crear un ambiente de trabajo ideal y encontrar soluciones para las distracciones más comunes, podrás concentrarte y fluir, en lugar de luchar constantemente contra todo lo que te distrae.
2. Implementa estrategias para gestionar mejor el tiempo
La procrastinación (es el hábito de posponer deliberadamente las tareas pendientes a pesar de ser importantes y de tener el tiempo para poder realizarlas) es uno de los problemas más frecuentes en los equipos de trabajo.
Es considerado un mal hábito y la solución a este problema es aplicar estrategias de gestión del tiempo de forma efectiva.
Técnica Pomodoro
Para poder aplicarla necesitarás un temporizador que te permitirá dividir el tiempo de trabajo en intervalos de 25 minutos.
Luego de transcurridos los 25 minutos, se debe realizar una pausa activa de 5 minutos. En este tiempo se recomienda tomar agua, realizar estiramientos o en algunos casos dar una recompensa y ver las redes sociales, pero solo por el tiempo establecido.
Puedes repetir el intervalo de 25 minutos hasta 4 veces, luego de la cuarta sesión el tiempo de descanso será correspondiente a un plazo de 20 a 30 minutos.
Principio de Pareto
También, es conocido como la regla 80-20 y establece que debemos dedicar el 20% del tiempo al 80% del trabajo. Al aplicar el 20% del tiempo a eliminar tareas rápidas tendrás una sensación de haber logrado más consignas.
Asimismo, realizar está técnica te permitirá dedicar el 80% de tu tiempo a tareas de mayor concentración sin sentirte ansioso o abrumado por las tareas urgentes del día.
Método GTD
Es denominado “Getting things done” y aunque es una estrategia bastante nueva en comparación con las anteriores.
El método consiste en escribir en una lista con todo el trabajo que tienes que hacer, ya sean consignas a corto, mediano y largo plazo. De esta manera podrás visualizar toda tu carga laboral y podrás organizar y priorizar todas tus actividades.
También, se pueden aplicar herramientas digitales para poder lograr recordar las fechas de entrega con anticipación como:
Herramienta gratuita si cuentas con una cuenta de Google ya creada, que no solo te permitirá organizar tus entregas, sino también, tus reuniones y hasta el seguimiento a clientes.
Herramienta paga para la gestión de proyectos que permite organizar el tiempo. También, cuenta con una versión no paga que podrás utilizar y te permitirá gestionar un tablero de organización mediante columnas, donde puedes programar con la hora y fecha en que necesites recordar, empezar un proyecto.
Inclusive, permite añadir audios, videos, anexar documentos de office y etiquetas para que puedas mantener una gestión ordenada.
Herramienta gratuita de Google ideal para gestionar tareas y organizar tus pendientes.
Permite generar notas, tarjetas a las cuales puedes categorizar mediante etiquetas, fechas límite, audios explicativos para otros miembros de tu equipo, imágenes y comentarios.
Lo mejor de esta herramienta es que puedes usarla para mejorar tu productividad en el trabajo, pero también tus pendientes personales.
Otras formas de mejorar tu productividad son:
Prepárate para lo siguiente
Muchas veces perdemos tiempo tratando de recordar las prioridades del día y este es un problema muy común. Por ello, te recomendamos organizar el trabajo del siguiente día, antes de culminar el día de trabajo.
Automatiza el trabajo manual
En caso de que lideres un equipo grande o pequeño en la empresa en la que trabajas, sabes muy bien el tiempo que puede tomar la distribución de tareas y solicitudes a cada equipo.
Para reducir el trabajo manual, prueba una herramienta que pueda automatizar rápidamente el trabajo por ti. De manera que no tendrás que preocuparte por recordar en dar seguimiento a tu equipo, ya que la herramienta te enviara notificaciones que te permitirán controlar mejor el desempeño de cada equipo.
Inclusive, podrás añadir nuevos equipos y miembros a los proyectos. También, podrás editar las fechas de entrega y cada miembro podrá registrar hasta que punto de cada consigna ha avanzado.
Utiliza herramientas que unifiquen el trabajo
Otro problema usual es que las empresas emplean demasiadas herramientas por separado y mantenerte actualizado y atento a todo lo que pasa en tiempo real demanda mucho tiempo y concentración.
La solución para este problema puede ser aplicar una herramienta que unifique todas las funciones de ventas, gestión de personal, gestión de proyectos y Marketing.
Alguna de las herramientas que te brindará este tipo de solución son:
- HubSpot
- Trello
- Planner Teams de Microsoft
- Planner de Google
Aumenta tus tiempos productivos
Uno de los problemas más habituales es la gran cantidad de reuniones que se tiene en el día para evitar este problema. Te recomendamos programar tus llamadas y videollamadas o reuniones presenciales en un bloque continuo.
De esta manera podrás concentrar en bloques todas tus reuniones, lo que te permitirá tener días o hasta la mitad del día para poder avanzar el trabajo importante. Por consiguiente aumentarás tu productividad.
Recuerda que todos tenemos diferentes horarios en los que los niveles de atención son más elevados, cada uno tiene diferentes horarios, por lo que identifica en que momento del día eres más productivo y programa tus llamadas en el tiempo en que no lo seas. Para que toda tu concentración se enfoque en aquellos momentos en los que no tienes reuniones.
Aprender a decir no
Es fundamental, medir y definir nuestras prioridades para así poder saber cuando podemos aceptar nuevas responsabilidades y cuentas.
Al rechazar las tareas para las cuales no tienes tiempo, tendrás más disponibilidad para dedicarla a las de gran impacto que se conectan con las iniciativas de la empresa o los objetivos relevantes y que se alinean con el plan del proyecto.
Al fin y al cabo, no tienes por qué “hacerlo todo”. Lo que debes hacer es centrarte en las actividades que son más cruciales para tu equipo y para ti.
Si tú también buscas capacitar a tu equipo con un Taller de Gestión de Tiempo.
